Dalam artikel ini kita akan belajar bagaimana membuat skala prioritas efektif yang akan membantu Anda dalam meningkatkan produktivitas kerja dan hasil kerja yang lebih optimal.
Apa dua cara yang bisa Anda lakukan yaitu membuat catatan harian dan membuat to do list aktivitas
1. Membuat Catatan Harian (diary activity)
Catatan harian adalah sebuah catatan yang menggambarkan berbagai macam aktivitas yang Anda lakukan. Dengan membuat catatan harian Anda akan dengan mudah memperoleh gambaran tentang apa saja yang Anda lakukan dalam menghabiskan waktu harian Anda. Apakah Anda menghabiskan waktu Anda untuk hal-hal yang bernilai tinggi atau sebaliknya
Lakukan pencatatan ini untuk beberapa hari. Setelah beberapa hari silahkan Anda evaluasi. Dan Jangan terkejut jika Anda menyaksikan bahwa ternyata selama beberapa hari tersebut Anda banyak melakukan aktivitas yang kurang bernilai dibanding melakukan aktivitas yang bernilai tinggi.
Berikut adalah contoh form di mana Anda dapat menuliskan catatan harian Anda
2. Membuat To do list
To do list adalah sebuah daftar yang memuat semua jenis aktivitas penting Anda. Dengan membuat to do list Anda akan tidak akan kehilangan atau lupa terhadap aktivitas penting yang harus Anda lakukan. Dan dengan prioritas tugas, Anda dapat merencanakan urutan pelaksanaannya, sehingga Anda dapat mengetahui mana yang perlu Anda laksanakan lebih dulu dan mana yang bisa Anda laksanakan setelahnya.
Berikut adalah form di mana Anda dapat menuliskan to do list Anda
Dalam form di atas Anda melihat ada 4 skala aktivitas yang harus dikerjakan. Bisa jadi Anda menghadapi keempat situasi tersebut. Supaya Anda bisa menjalankan setiap tugas tersebut dengan baik, maka silahkan perhatikan penjelasan berikut, karena ini akan menjadi bagian terpenting dari upaya menyusun skala prioritas Anda.
Penting/mendesak
Jika Anda dihadapkan pada aktivitas penting dan mendesak maka cara terbaik untuk melakukannya adalah dengan cara jangan menunda. Segara lakukan aktivitas tersebut sedini mungkin. Jika Anda memiliki beberapa aktivitas yang penting dan mendesak maka segera lakukan penjadwalan supaya Anda bisa menjalankannya dengan baik. Selain itu tuliskan alasan yang kuat pada setiap aktivitas supaya Anda bisa menentukan mana yang akan dikerjakan lebih dulu.
Penting /tidak Mendesak
Jika Anda memiliki kegiatan penting tapi tidak mendesak, cara terbaik melakukannya adalah dengan cara penjadwalan untuk aktivitas tersebut dengan baik. Temukan waktu produktif Anda, di mana Anda benar-benar bersemangat dan bergairah untuk melaksanakannya. Jika Anda tidak melakukannya maka aktivitas tersebut bisa menjadi bumerang bagi Anda suatu saat Anda. Percayalah dengan melakukan hal ini dengan baik Anda akan terhindar dari stres dan mampu menjalankan apa yang sudah Anda jadwalkan dengan baik.
Tidak Penting/ Mendesak
Jika Anda dihadapkan pada satu aktivitas yang tidak penting tapi mendesak berhati-hatilah. Anda harus lebih cerdas dalam menyikapi. Keadaan seperti ini biasanya diciptakan oleh orang di luar Anda. Dan ini bisa sangat mengganggu waktu produktif Anda untuk mengerjakan sesuatu yang lebih penting. Untuk mengatasinya jangan pernah takut untuk mengatakan tidak. Berikan pemahaman yang masuk akal supaya orang yang menciptakan kondisi tersebut bisa memahaminya. Berikan alternatif lain, misalnya dengan menyusun ulang penjadwalan atau melimpahkan kepada orang lain yang memiliki waktu luang untuk melakukannya.
Tidak Penting/Tidak Mendesak
Jika Anda dihadapkan pada kondisi yang tidak penting dan tidak mendesak maka usahakan untuk menghindarinya. Karena ini adalah gangguan yang akan menghambat aktivitas penting Anda. Sekali lagi jika kondisi ini diciptakan oleh orang lain maka katakan tidak dengan cara yang baik.
Sebenarnya hal ini tidak perlu terjadi jika dari awal Anda sudah mensosialisasikan tujuan dan aktivitas-aktivitas yang Anda lakukan. Jika orang lain sudah bisa memahami itu dari awal saya yakin mereka tidak akan meminta Anda untuk melakukan sesuatu yang tidak penting dan tidak mendesak.
Demikianlah dua cara yang bisa Anda lakukan untuk membuat skala prioritas. Tidak ada yang sulit untuk melakukannya yang penting Anda mau untuk mencoba dan menerapkannya.
Sesungguhnya orang produktif itu bukan mereka yang tidak punya banyak kesibukan, tapi mereka yang mampu membuat skala prioritas pekerjaan ditengah-tengah kesibukan yang mereka lakukan. Kuncinya terletak bagaimana mengetahui apa yang dilakukan, mengapa melakukan dan kapan harus dilakukan
Tidak ada komentar:
Posting Komentar